Los retos y lecciones de un proyecto

Llevar a cabo un proyecto es todo un reto, hay mil cosas que pueden salir mal y otras mil que ni siquiera habíamos considerado y cada vivencia nos deja lecciones que nos servirán para cuando el siguiente proyecto llegue, me gustan mucho los ejemplos del mundo cotidiano pues son un reflejo de lo que ocurre en las grandes industrias, así que imagina el siguiente escenario:

Eres un panadero y recibes una orden de 300 Roscas de Reyes para entregarlas en 3 días.

Cada rosca la vendes en $270.00 pesos, si lo multiplicamos por 300 nos da $81,000.00 y si asumimos que tenemos un margen de utilidad del 30% al final ganarías $24,000.00, nada mal para 3 días de trabajo.

Proceso panadero

Pero antes de que te emociones debes tener el pedido listo, no te vaya a pasar lo que en el cuento de la lechera y el cántaro de leche (te dejo el link por si no lo conoces).

Al final de los 3 días entregas el pedido y decides sentarte y hacer una reflexión al respecto, que va más o menos así:

Un cliente nos pidió 300 Roscas de Reyes para pasado mañana (3 días), siendo una repostería pequeña el margen de utilidad es muy atractivo pero el tiempo de producción era poco; igual decidimos hacerle frente al reto, logramos entregar el pedido y nos quedamos con las siguientes lecciones:

Lección 1. Se realista sobre tus capacidades de producción.

Debes reconocer y tener en mente cuánto eres capaz de producir. Puede que no duermas en esos 3 días (o te turnes y medio duermas) pero debes tener 300 roscas tras esa terrible jornada o no sirve de nada.

Lección 2. Debes tener procesos para que tus productos sean siempre los mismos.

Habiendo 2 reposteros, cada uno con su particular estilo, las roscas fueron esencialmente las mismas en sabor… pero no así en tamaño, forma ni cantidad de muñequitos que traían, unas traían 5, otras 3 y otras ¡ninguno!

Lección 3. Debes contar con proveedores alternativos de tu materia prima.

Puedes perder valioso tiempo buscando los insumos necesarios, por ejemplo, si se te acaba la mantequilla en la madrugada y no tienes en almacén, como fue nuestro caso.

Lección 4. Cobra lo que es debido. Ten tu cashflow siempre a la orden.

Debido a la cantidad de roscas y el tiempo que teníamos disponible el costo final no fue del todo correcto, con el cashflow nos dimos cuenta que el costo de producción fue mucho mayor de lo esperado.

Lección 5. Planifica desde antes para esta clase de retos.

Ahora que ya hemos vivido esta experiencia estamos más preparados y atentos a otros pedidos. Ya sabemos qué variables debemos tomar en cuenta (sobre todo el tiempo).

Lección 6. Cuida tu calidad.

Gracias a este pedido pudimos tener mejores procesos de control de calidad. En el caso de no contar con mucho tiempo encontramos maneras de reducir el desperdicio, generamos alternativas nuevas para procesos anticuados. Cuando hay escasez uno se vuelve creativo y ahora hemos reducido en promedio un 20% el tiempo de producción de roscas manteniendo una mejor calidad.

 

En otro momento podría explicar cómo agilizar procesos con Scrum y Kanban para tener el pedido en tiempo y forma, un poco de Kaisen para el tema de mejora continua y el método de Toyota para alineación de procesos, pero por el momento estas lecciones son suficientes para darnos cuenta que de las experiencias pasadas, y sobre todo de los errores, se puede aprender y es por eso que les dejamos estas lecciones y te invitamos a que tú también “expongas tus errores”

“Exponer tus errores te hace digno de confianza”

Para muchos de nosotros, sobre todo en latinoamérica, cometer errores se ve como algo malo, pero no hay mejor manera de saber qué hacer cuando ya hiciste lo que no se debía hacer, el punto es asegurarnos de no cometerlos otra vez, recuerda:

“Exponer un fallo no te hace malo, siempre y cuando no te vuelva a pasar”

Si estás leyendo esto, ya sabes que se aprenden muchas lecciones en el camino con las que mejoras y por lo que si me buscas más adelante estaré mejor y finalmente, a pesar de las circunstancias, SIEMPRE CUMPLIREMOS CON EL PROYECTO.